Pengelolaan Dokumentasi Project Perancangan dan Implementasi Sistem Aplikasi

1. Pengertian Dokumen Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu Docere, yang artinya mengajar. Terdapat banyak pengertian dokumen antara lain: Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan.(Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007)

2. Fungsi Dokumen Berikut ini adalah beberapa fungsi dokumen: Dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi Dokumen memuat informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan, dokumen persediaan barang dan lain-lain. Dokumen berfungsi sebagai alat bukti Seorang inspektor dapat menunjukkan bukti bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan dokumen pemeriksaan barang. Dokumen berfungsi sebagai “knowledge sharing”

3. Tujuan Dokumen Tujuan dokumen untuk menjamin bahwa dokumen tersedia dan beredar di suatu instansi adalah dokumen terkini (update) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.

4. Manfaat Manajemen Dokumen Manfaat manajemen dokumen adalah:

·         Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam pengelolaan dokumen

·         Melindungi dokumen penting

·         Mengurangi kebutuhan peralatan dan ATK

·         Memudahkan penemuan kembali dokumen dengan cepat dan tepat.

·         Menghemat ruang penyimpanan.

5. Syarat Dokumen Untuk menjaga kelestarian dan keaslian isi sebuah dokumen elektronik, kita harus memahami secara baik syaratsyarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut adalah:

·         Otentik Organisasi perusahaan harus mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang mengawasi penciptaan, transmisi dan pemeliharaan dokumen.

·         Andal Dokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas atau fakta yang ada sehingga dokumen dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi berikutnya.

·         Bulat Bulat adalah suatu keharusah bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan.

·         Siap pakai Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika dokumen dapat diketahui lokasinya, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas.

·         Akurat, memadai dan lengkap Dokumen harus benar menggambarkan apa yang telah dikomunikasikan dan diputuskan.

     Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji, menginstal, memulai, serta menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki.

Penggunaan suatu komputer untuk pemecahan masalah membutuhkan suatu sistem yang baik, sehingga memungkinkan berhasilnya komputer dalam melaksanakan tugasnya, yaitu mengolah data menjadi informasi.

Langkah implementasi yang dilakukan dalam menyelesaikan Perancangan Aplikasi adalah :

• ·         Perhitungan Gaji Pegawai Sesuai Dengan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS Pada Dinas Informasi Dan Komunikasi Kab.
• ·         Deli Serdang, Menyediakan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).Dalam tahap ini
• ·         disediakan perangkat keras. Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah Sistem Operasi XP dan bahasa
• ·         pemograman yang digunakan untuk menulis program ke dalam komputer.Mengujisistem menjelaskan
• ·         mengenai hasil pengujian sistem yang dilakukan pada Perancangan Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai Sesuai
• ·         Dengan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS Pada Dinas Informasi Dan Komunikasi Kab. Deli
• ·         Serdang. Metode pengujian sistem yang digunakan adalah black-box testing. Black-box testing adalah
• ·         metode pengujian yang dimana penilaian terhadap sebuah aplikasi bukan terletak pada spesikasi logika/fungsi
• ·         aplikasi tersebut, tapi masukan (input) dan keluaran (output). Dengan berbagai masukan (input) yang
• ·         diberikan akan dievaluasi apakah suatu sistem/aplikasi dapat memberikan keluaran (output) yang sesuai

dengan harapan penguji. Pengujian sistem dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1.      Hasil pengujian sistem disajikan dalam bentuk tabel.

2.     Pengujian ditargetkan pada setiap proses yang dimiliki Perancangan Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai Sesuai Dengan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS Pada Dinas Informasi Dan Komunikasi Kab. Deli Serdang

3.      Masing-masing golongan, unit kerja dan pegawai serta tim penilai harus dimasukkan ke database yaitu di form masing masing yang sudah dibuat

4.      Setelah master data di input baru bisa direlasikan atau dipanggil di form penilaian pegawai dan form penggajian .

Pemeliharaan Sistem (Maintenance)

Sistem yang telah lulus uji (test), akan digunakan oleh pengguna sistem.

Selama penggunaan sistem perlu adanya pemeliharaan untuk menjaga kelangsungan sistem.